par Langlois Avocats, s.e.n.c.r.l.
L’environnement d’affaires dans lequel les entreprises évoluent de nos jours se complexifie d’année en année. Multiplication des règles, lois, règlements, codes de conduites, pratiques, directives, contrats de plus en plus volumineux, longs délais administratifs, tout cela jumelé à des taux d’intérêt élevés et des enjeux de pénurie de main-d’œuvre… bref, la dose de courage et de détermination dont les entrepreneurs doivent user pour maintenir et faire croître leur entreprise n’a jamais été aussi importante et nécessaire.
Plusieurs entrepreneurs choisissent donc de se relever les manches et d’introduire une dose d’innovation dans leurs pratiques d’affaires pour demeurer ou devenir plus concurrentiels, performants et agiles. « Innover » ne signifie pas seulement la création de quelque chose de complètement nouveau. On parle également d’innovation lorsqu’on améliore quelque chose de manière importante, par exemple une pratique d’affaires existante.
Dans cet environnement rempli de défis, la gestion efficace et optimale des liquidités de l’entreprise prend encore plus d’importance. Avoir un coffre bien garni est sécurisant et permet aux entreprises de saisir de nouvelles opportunités, dans un marché où le coût pour avoir accès à du capital devient plus difficile et onéreux. Alors, comment peut-on innover pour améliorer la gestion de nos liquidités, nos flux de trésorerie, ce bon vieux « cash-flow »?
Les « termes et conditions générales » : un document sous-estimé
Un grand nombre d’entreprises dans le domaine de la fabrication, du secteur de l’aluminium ou autres, utilisent dans le cadre de leurs propositions de services ou de leurs pratiques d’approvisionnement des documents commerciaux qu’on appelle souvent « Termes et conditions générales » ou une déclinaison de termes similaires. Ces termes et conditions générales accompagnent souvent des bons de commande, ou font partie d’annexes de certains contrats d’achat de biens ou de services de plusieurs donneurs d’ordres.
L’objectif principal de ce document commercial est d’encadrer la relation avec un client ou un fournisseur, pour des biens ou des services ou les deux à la fois, en établissant entre autres des règles de paiement, de qualité, des modalités de transport, de retour de marchandises, d’application de garanties, d’instaurer des limites de responsabilités, de choisir les lois applicables à la relation d’affaires et bien d’autres sujets.
Avec le temps, ce document devient souvent un acquis; il est rarement lu ou révisé, et on ne le fait pas suffisamment valoir auprès de nos partenaires d’affaires, clients ou nos fournisseurs. Encore pire, dans certains cas, il s’agit d’un simple « copier-coller » pris sur le web, sans nous questionner davantage.
Ainsi, si on veut ajouter une dose d’innovation dans la gestion des flux de trésorerie, la révision ou l’implantation de termes et conditions générales dans nos pratiques d’affaires est un très bon début, surtout afin de déterminer s’ils sont adaptés à la réalité de l’entreprise, de ses clients et de ses fournisseurs. La thématique principale de ces termes et conditions générales, pour améliorer notre flux de trésorerie, sera la clause de paiement et ses conditions. En effet, la gestion efficace des termes de paiement peut aider à réduire les délais de paiement et donc à améliorer la trésorerie de l’entreprise.
À la base, les conditions de paiement doivent être claires avec les clients ou les fournisseurs et comporter des termes précis et détaillés, afin d’éviter toute confusion ou tout malentendu. Il est également important de s’assurer que les clients comprennent les conditions et qu’ils sont en mesure de les respecter. Il est donc important de trouver une façon pour que les clients et les fournisseurs, assujettis à ces termes de paiement, les aient acceptés et il faut être en mesure de démontrer que cette acceptation a eu lieu, par la signature électronique par exemple ou autrement.
Une autre stratégie pour améliorer le « cash-flow » consiste à offrir des remises pour des paiements anticipés. Cela peut inciter les clients à régler leurs factures plus rapidement, ce qui peut aider à réduire les délais de paiement et à améliorer la trésorerie de l’entreprise. Les remises peuvent être calculées en fonction de la durée du délai de paiement, par exemple une remise de 2 % pour un paiement dans les 10 jours, ou de 1 % pour un paiement dans les 30 jours. Une stratégie similaire consiste également à ce que la clause de paiement permette des adaptations au cas par cas, à l’intérieur même du bon de commande par exemple, afin d’y inclure des conditions de paiement qui suivent la progression de la prestation de services ou de la fabrication d’un bien.
Il est également possible d’utiliser des pénalités pour les retards de paiement. Ce type de clause doit être rédigée avec attention afin de ne pas affecter sa validité en cas de recours devant les tribunaux. Cela peut aider à inciter les clients à payer leurs factures à temps, en évitant les coûts supplémentaires. Les pénalités peuvent être basées sur le montant impayé, ou sur un pourcentage du montant total de la facture. Si la clause de paiement prévoit la charge d’intérêts en cas de retard de paiement, il faut s’assurer que le calcul du taux d’intérêt respecte les lois applicables.
Une autre stratégie consiste à mettre en place des processus de facturation efficaces. Les factures doivent être envoyées rapidement et avec précision, en évitant les erreurs ou les omissions qui peuvent retarder les paiements. L’utilisation de systèmes de facturation automatisés peut aider à accélérer le processus et à réduire les erreurs.
Enfin, il est important de suivre de près les délais de paiement et de prendre des mesures proactives et rapides pour récupérer les dettes impayées. Les entreprises peuvent évidemment mettre en place des procédures de recouvrement de créances, mais le maintien d’une communication ouverte et constante avec des clients en difficulté ou la négociation et l’adoption de plans de paiement réalistes sont souvent des meilleures avenues, plus rapides et moins coûteuses que l’utilisation des tribunaux.
La différence entre des clauses de paiement dans les termes et conditions générales qui sont respectées par les clients versus celles qui ne le sont pas, consiste à trouver le bon équilibre dans le langage utilisé. L’accompagnement par un professionnel du droit peut être une bonne idée à cet égard. L’identification de l’effet de levier que l’entreprise détient ou pas envers ses clients ou fournisseurs conditionnera la rédaction et la révision subséquente des termes et conditions générales de votre entreprise, notamment la clause de paiement.
L’amélioration des flux de trésorerie peut aussi passer par l’utilisation d’instruments financiers, telle que l’affacturage. Cette stratégie consiste à vendre les factures impayées à une entreprise de « factoring », parfois une institution financière, qui avancera un pourcentage du montant total de la facture. Cette solution peut être particulièrement utile pour les entreprises qui ont besoin d’un flux de trésorerie rapide pour faire face à leurs dépenses courantes.
En fin de compte, l’adoption de termes et conditions générales qui reflètent la réalité de l’entreprise et la gestion efficace de ceux-ci peut aider les entreprises à maintenir une trésorerie saine et à prospérer dans un environnement commercial concurrentiel.
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AUTEUR :
Me Vassilis Fasfalis,
Associé – Droit des affaires
Langlois Avocats
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